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現場の所長さんの忙しさは半端ない
サブコンの現場事務所の所長さんは、言わずもがな超多忙なスケジュールで日々過ごしていることと思います。朝のラジオ体操から始まり、朝礼の参加、KYミーティング、現場の進捗状況の確認、現場で顔を合わせたゼネコンのナンバー2から工程の件で文句を言われ長話になり、事務所に戻れば今日の定例会議の資料の準備、会議後は実行予算書の作成と会社への報告書の整理、協力会社の担当者との発注金額の最終調整、はたまた夕方からの建築との工程すり合わせ会議に主任が現場で忙しいから代わりに出席してほしいと連絡が入る。
などなど、何だか知らないけど予期しない出来事が突如として発生することも含めると、
アッという間に一日が過ぎ去る。
これは、以前の私の一日なので、大なり小なり所長さんの一日はこんな感じではないでしょうか。どのように時間管理すれば、もっと余裕をもって仕事ができるのだろうといつも悩んでいました。
魔法の時間管理術って、あったら教えてほしい
時間管理術のノウハウについては、いろいろな本が出ているのでそれを読んで自分に合った方法を試してみるのもいいかと思いますが、私自身なかなかこれと言ってしっくりくるものがなかったように思います。
しかし本からの情報でも、本質的に納得できるなと思ったのは、「やらないことを決める」ということ。つまり最重要事項以外は自分はやらず、他の人に任せるか、方法を変える。
こういう意識を持つと頭の中でいろいろ考えるので、アイデアが浮かんでくるものですね。
ただし、魔法のような時短術や時間管理術があったら誰か教えてほしいくらいですが、そんなものがあったら誰も苦労はしないですね。
仕事をする上での私の時間管理方法
そういう多忙な毎日を過ごしながらも、私がやっている時間管理の方法をご紹介しましょう。それは特別なことではありません。現場所長ならいつも目にしている工程表です。
現場の工程表なら、マスター工程表、月間工程表、3週間工程表などがあります。この工程表があるから工程通り工事が進捗しているかの確認と、遅れているのであればどう対処したらいいかの判断がつきます。
この工程表を使って自分の業務を棚卸して、エクセル表にバーチャートで記入します。
これを月間と週間の2通り作成します。
手帳に予定を書くというという方は多いと思いますが、これだと、時間軸がはっきりしていないので、時系列の動きが読み取りにくいという欠点があります。
反面、このような工程表を作成するのは、面倒くさいと思われた方もいらっしゃるでしょう。
しかし、この工程表をつくるのに要する時間は月間工程表で30分、週間工程表ですとせいぜい15分程度で書けます。いったんフォーマットを作れば後は簡単です。
これに少々時間をかけることでその後の自分の仕事がスムーズに流れることを考えると
試してみる価値は大いにあります。
まとめ
忙しい忙しいと愚痴を漏らしながら、仕事に、時間に追われる毎日。多くの人が疑問を持ちながらも同じことを繰り返しています。そこで、もっと効率よく仕事をするにはどうしたらいいかを考える。この思考がアイデアを生み、ちょっとした工夫で改善される。このサイクルを回すことを心がけてみましょう。
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