日頃あなたが部下に投げかけている質問の内容はどんなものでしょうか？
何気なく言っている質問は、部下に対して詰問調になっていませんか？
質問の種類
質問の種類には次の５種類があります。
１．「はい」／「いいえ」で答えられる質問
２．「はい」を引き出す質問（念押しや確認）
３．A、BまたはCというように選択肢でたずねる質問
４．自由回答で事実をたずねる回答
５．自由回答で意見を尋ねる回答
こうして質問を分類してみると、日頃上司であるあなたが部下に対して問いかけている質問が、行き当たりばったりで口から発しているということにお気づきになると思います。
何気なく、今日一日の仕事の進捗を確認したいときについ、
「今日の仕事の進み具合はどう？」という風に、あいまいな表現で質問する場合があると思います。そうすると部下は
「ええ、まあ順調です」などと、やはり適当な答えしか返ってきません。
この場合は、４の「自由回答で事実をたずねる質問」をすることで部下が答えやすくなります。
例えば、あなたが
「今日、現場で何を確認していたの？」と質問すると、部下は
「スリーブ入れの写真を撮っていました」と答えるとします。あなたは、
「今日は、スリーブ何個入った？」
「はい、１個しか入りませんでした。職人が暇そうでした」
という風に、現場の状況が詳しく引き出せるようになります。
まず、客観的な事実をたずねる質問から入ると、その後の会話の展開が広がります。
「なぜ?」「どうして？」の質問は注意する
ただ、ここで注意しなければならないのは、「なぜ？」「どうして？」で始まる「理由」を
たずねる質問です。
「○○君、なぜ職人が３人しか来ていないんだ？」
「どうして定例会議用の資料を人数分用意していないんだ？」
といったタイプの質問は要注意です。
質問された部下は、自分が責められているように感じるため、つい言い訳じみた発言になり
本当の理由が引き出せないまま、会話が途切れてしまう危険性があります。
「なぜ？」「どうして？」で始まる質問は往々にして詰問調になりやすく、会話をスムーズに進められなくなることもあるので、注意しましょう。
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人と事を区別する
部下に「責められている感じにならない」ように、事の問題点、原因を引き出すためには
「人」と「事」を区別して質問するとよいでしょう。
【人】「どうして材料が手配できなかったんだ？」
【事】「材料が手配できなかった原因は何かな？」
【人】「何で○○君はこんな問題を起こしたんだ？」
【事】「こういう問題が起こった理由は何だろう？」
「人」に向けた質問は部下が責められている感じになるため、どうしても冷静に受け答えできず、常にその上司の下ではビクビクした心理状態で仕事をするようになってしまいます。
一方、「事」に対する質問は、質問する側も感情的にならず落ち着いて物事を見ることができます。また、部下本人も気持ちが楽な状態で答えられるため、正しい原因の分析も可能になります。
質問の数を増やすことでコミュニケーションを図る
日常の現場の状況は、毎日頻繁に変化します。その場面ごとに上司が部下に、また部下が上司に質問する内容も多岐にわたるでしょう。YESかNOかをはっきり聞きたいとき、原因を究明したいとき、相手の意見を求めたいときなど、それらの状況に応じた質問のしかたも変わってきます。
上司から部下への指示は出さないと仕事が進みませんが、質問はとかく面倒くさくなりがち。意識的に質問の数を増やすことで、コミュニケーションの質も上がってくるのです。
まとめ
指示は論理的に、的確に。質問は部下のことを思いやり、コミュニケーションを円滑に進めるためのツールとしてハートフルに使う。５つの質問の種類を考えながら、部下に対して意図的に質問してみましょう。部下からのあなたへの反応が少し変わるかも知れません。
