毎月月末に実施している、新入社員の現場報告会の様子をご報告します。
あるクライアントさんの新入社員が現場に配属されたのが、昨年５月。その後、座学の研修を５日間実施した後、９月から毎月１回のペースで会社に集合し、現場報告会を実施しています。
この報告会は、各々の現場の工事概要、工程の進捗状況、自分の今の仕事内容、現場での悩み、分からなくて困っていることなどを新入社員7名が一人ひとり発表する場です。
新社会人として入社して孤独になりがちな彼らが、同期と定期的に集まり情報を共有することで安心したり、気づきを得たり、「悩んでいるのは自分だけではないんだ」という気持ちになり、仕事へのモチベーションを向上させることが目的です。
今回は４回目。少し趣向を変えて、みんなで意見を出し合うディスカッション方式を取り入れてみました。
ディスカッションの流れを決める
ただ、闇雲に「さあ、これから皆さんで施工管理について話し合ってください」と言っても、誰もしゃべり出さずに会が進んでいきません。
会の進め方の手順をまず説明し、ホワイトボードの左端にそれを書いておきます。
「問題発見→原因分析→解決策→行動計画」
この手順でKJ法を使いながら進めると、ディスカッションがスムーズに流れていきます。
KJ法で全員の意見を引き出す
KJ法とは、考案者の川喜田次郎氏の頭文字から名付けられた意見の整理術です。
あらかじめ付箋の束を一人ひとりに配り（色が５色くらいあると誰が書いたか分かり便利）、現場の問題点や自分の仕事上の悩みを、付箋１枚に１つ書きます。できれば一人３～５個くらい書いてもらいます。こうすることで、短時間で（５分程度）全員の意見がもれなく集まるという利点があります。７人だと、20個から35個くらいの付箋が集まります。
最初に１個、書いてもらった付箋をホワイトボードに貼り、これに近い内容のものを聞いて受取り、貼っていきます。すると、大きく５個くらいのグループに分かれます。どのグループにも属さないものは欄外として脇にまとめておきます。
この中からみんなの意見を聞き一つテーマを絞り、これについてディスカッションしていきます。
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問題発見から原因分析し、解決策を考える
今回、出てきた問題は「工程管理が問題」ということでした。出てきた意見として、
・他業者の動きが予測できない
・工程がぐちゃぐちゃ
・工程表を把握できていない
・先を見据えられない
・工程上の優先順位の考え方が分からない
などがありました。新入社員といえども、きちんと現場に向き合って悩んでいる姿が目に浮かびます。
次に、この「工程管理が問題」の原因を出していきます。原因分析もKJ法を使い、付箋に
書き出していきます。原因は、
・自分の経験不足や意識不足
・建築の工程が工程表通り進まない
・職人さんとのコミュニケーション不足
と、この３つの項目に絞られました。
ここからは、解決策を考えていきます。
解決策は一人ひとり順番に聞いていき、出てきた意見をホワイトボードに箇条書きで書きます。
・建築の職長さんと日常的に会話する
・設備関連の建築工程は押さえる
・マイ工程表を作る（設備工程と自分のやるべきことを記入する工程表）
・経験したことを自分で理解して工程を確認
これらは、新入社員自らの口で出てきた解決策、行動計画です。
このように、問題発見→原因分析→解決策→行動計画の手順でKJ法を使いながら、ディスカッションを進めていくと、新入社員といえども意味のある（彼らの今後の施工管理に役に立つ）内容の場になったと思います。
まとめ
新入社員の研修の一環として、現場報告会を実施しています。今回は、それぞれの現場で抱えている問題や悩みを出来るだけこの場に出し、共有しながらみんなで解決策を考えていくという主旨で取り組んでみました。
工程管理ともう一つ出てきたテーマとして、「上司とのコミュニケーション」がありましたが、内容が社内のデリケートな部分なので、やはり突っ込んだ意見は出ませんでした。
会の参加者と問題の関連性を考慮し、テーマ設定する必要があることは今回の課題でした。
