お役立ちコラム

建築設備 新入社員研修 時間管理の3つのポイント

新入社員研修の中でも重要な内容のひとつとして上げられるのが、時間管理です。
新入社員のうちは、ただ言われたことを素直にやっていればいい、時間管理なんてまだ先の話、という考え方ではそのままの流れであっという間に5年が経ち、ただでさえ忙しいのが当たり前の現場管理などできるはずがありません。
仕事を覚えるのに一生懸命な段階だからこそ、それと並行して時間管理の考え方を身につけておくのは、決して早すぎるということはないと思います。

緊急でないが重要なことに時間を使おう

名著、「7つの習慣」の第3の習慣に「最優先事項を優先する」という項目があります。
そこには、われわれ人間の活動は4つに分けられるとしてマトリクスの表に、第1領域が「緊急で重要なこと」、第2領域が「緊急でないが重要なこと」、第3領域が「緊急だが重要でないこと」、第4領域が「緊急でも重要でもないこと」、と分解されています。この本では、「緊急でないが重要なこと」に時間を使おうと言っています。
現場に当てはめて、それぞれの領域を考えてみましょう。
第1領域の緊急で重要なこと:水漏れなどの設備事故や、暑い寒い、異音、臭いなどのお客さんからのクレーム
第3領域の緊急だが重要でないこと:建築から言われる現場の片付け、抜き打ちの安全パトロール、急な設計変更
第4領域の緊急でも重要でもないこと:仕事の合間にさり気なくやるゲーム
これらの第2領域以外の時間をなるべく削減し、第2領域の緊急でないが重要なことに時間を振り分け、時間を有意義に使おうということです。
では、緊急でないが重要なこととは、どんなことでしょうか。
これも現場の若手社員に当てはめてみましょう。
例えば、2級管工事施工管理技士資格取得のための勉強をする。仕事を早く覚えるために、
日頃から職人さんや上司に分からないことは聞き、メモを取り知識をためておく。資格取得だけでなく、技術を習得するために専門書を読み勉強する、など。
研修では、この第2領域の重要性を新入社員に伝え、現場でいつも起こりうる緊急だが重要でないことにいかに時間が取られているか、このことをいかに削減するか、例を交えて
説明しています。
第2領域にいかに時間を割くかで、現場の管理がスムーズに進み、時間の使い方にムダが無くなることを理解させています。

1日の自分の時間を見える化する

研修の中で、ワークを新入社員にやってもらいました。
A4の紙に朝6時から夜1時までの1時間ごとの時間割で区切られた表を配り、それに自分の一般的な一日の生活と仕事の内容を書き込んでもらうというもの。
このワークの目的は、 仕事がある日の、起床してから寝るまでの自分の行動を紙に書くことで時間を見える化し、「ダラダラとした時間を使っているな」、あるいは「この仕事にこんなに時間を使っていたっけ」ということに気づくことができ、一つひとつの生活行動、仕事の効率化を考えるきっかけづくりになります。
実際にワークを行った新入社員の感想は、「家に帰ってからダラダラしている時間が多いので、もっと時間を有効活用して勉強することに時間を充てたい」
「通勤時間が長いので、この時間を利用して専門書を読むなどしてみたい」というような
前向きな意見が出ていました。
これは、その日の研修の中であったゴール(目的)から考えて行動するという内容に基づいて新入社員自らが考えたことです。
このワークを行ったことで、新入社員たちが自分たちの時間の考え方を見直し、新しい時間の作り方を意識するようになったと思います。

マイ工程表を作る

次に行ったワークは 3週間の自分の行動の工程表を作ると言うものです。
前回の研修では工事の工程表の意味を説明した後、課題として建築工程から設備工程を作るというワークを行ないました。 それを踏まえて今回は、自分の行動予定を3週間の工程表に書き込むというものです。 上段に大まかな建築工事と設備工事、行事を書き込みます。下段には 上段の内容を受けて自分が行う予定の工程を書き込みます。
このマイ工程表の使い方として、毎週金曜日に次週と次々週の予定を工程表に書き込み、
金曜日に前週の進捗の確認と次の週の予定の見直しをします。
マイ工程表を作る目的として、 事前に2週間の予定を書き込むことで、自分の行動を前もって予定し計画でき、仕事を効率的に進めることができます。
実際の工程表が工事の進捗のための計画表であるのに対し、マイ工程表は自分自身の行動予定表と言えます。
新入社員たちは今まで実践で工程表を作ったことがなかった(研修では前回練習で作成した)ので少し戸惑いはありましたが、 実際に書くことでイメージができたのではと思います。みんな自分の現場のマスター工程表を見ながら、一生懸命自分で考えて記入していました。

まとめ

現場管理における新入社員の時間管理の研修をしたときの、3つのポイントをお話しました。 7つの習慣の第2領域の時間の使い方から「緊急でないが重要なこと」の重要性を理解してもらい、そこから時間の見える化をして過去の自分の時間の使い方を知り、最後にマイ工程表で未来の時間を計画するという流れを作りました。
新入社員は時間に対する意識というものがまだ曖昧で、学生から社会人になったことで 環境が変わり、その環境に慣れることに精一杯な時期だと思います。だからこそ、入社した早い段階での研修で意識付けをし、時間管理の必要性を感じてもらい、それを少しでも実行に移すことができれば、研修の意味があったと思います。

ABOUT ME
宮本 一英
シエンワークス代表 ★サブコン社員が楽しく活き活きと働ける環境を作りたい!★★ 【資格】 ・建築設備士 ・1級管工事施工管理技士 ・消防設備士(甲種1類) ・空衛学会設備士(空調・衛生) 東京都出身/55歳にして自我に目覚める/筋トレ/ピアノ/人間観察/瞑想/お笑い
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